WPS Office办公组合之目录提取

第五讲、目录提取

　　概要：目录的提取与刷新

　　关于目录，大家一定不会感到陌生，但说到目录的提取，或许有人会感到惘然。的确，很多人习惯的是手工输入目录，所以他们一般不会去思索该如何有效率地生成目录。手工输入虽然直接，但缺点也是显而易见的，就是编排与更新比较麻烦。

　　有鉴于此，为了提高办公效率，深感有必要学会如何制作目录，而WPS Office具有目录提取功能，为生成目录提供了很大的便利。

　　在上一讲中，我们提到了“样式”这个概念，并且讲解了其应用。在WPS Office中，你会发现目录和样式恍若孪生兄弟，它们紧密地结合在一起。在很多情况下，WPS Office即以文档中的样式为依据提取并生成目录。

　　一、根据样式提取目录

　　当文档完成之后，最简单的编排方法，就是使用“样式”对文章标题与正文作设置，比如说文章的标题可设为“文章总标题”，段落标题可设为“章标题”或“小节标题”，文档内容可设为“正文”。

　　提醒：依据样式提取目录的优先次序是：文章总标题>>文章副标题>>章标题>>小节标题>>正文

　　如此操作完成之后，执行“插入”菜单之中的“目录”命令，弹出一个“插入目录”窗口，由此可见提取目录文章有两种方式，默认就是根据样式提取，“目录级数”一般设为3也就够用了。此外，还有“插入位置”、“自动插入分页符”、“包括页号”等选项，就按默认的设置即可。

　　
　　图1：依据样式提取目录

确认后目录就会被自动提取并插入到文章的最前面。与此同时，文档左侧会出现一个目录窗口，清楚地显示出已经提取的目录项。

　　
　　图2：目录窗口

　　二、根据属性提取目录

　　如果文档内容不是以样式编排的，此时依据样式无法提取出目录，只能采取第二种方式——依据属性提取目录。


　　
　　图3：根据属性提取目录

　　照上图选择后点“确定”，出现一个新的提取窗口，先是提取文章标题，将光标定位于文章标题上，按“提取”后，再点“下一步”继续。

　　
　　图4：提取标题

现在提取第1级标题，将光标移至想定义的文字前，方法同上。

　　
　　图5

　　注意：采用这种方式要求文档段落的格式统一，若同一段落的字体、字号花样繁多，则有可能无法提取出正确的目录。

　　同理，提取第2级标题。

　　
　　图6

　　……

　　提取完成点“确定”按钮，最终得到自动生成的目录。与第一种方法一样，文档左侧也会出现一个目录窗口，同时文章中所有被提取成目录的段落文字由其他样式变为相应的标题样式，若再次提取目录可直接根据样式提取。

　　三、目录的刷新

　　生成目录之后，如果对文档作了修改，影响到了定义为目录的标题或章（节）标题，那就要刷新目录，以保证目录能够正确反映文档内容。此时就用到左侧的“目录”窗口了，在其中点击鼠标右键，选择“刷新目录”，接着按提示做就可以自动刷新了。

　　
　　图7：刷新目录

　　虽然目录提取平常较少用，但遇到处理篇幅较长的文档（如书稿）的时候，如果能善于利用，将会免却许多不必要的麻烦

（出处：清风网络学院）