使用Access应注意的的五则技巧

不要浪费数据类型的效果

当你要存储数字数据时，你也许会想要指定一个数字的数据类型。在你这么做之前，请先考虑一下数据的用途。例如，你不会将街区号码或是邮政编码的数值用在数学等式中。这样的话，请将数据存储为文本。你会节约一些内存，但更重要的是，数据类型是按照数据的用途的。如果你需要使用一个文本值作为真数值，则可在表格中表示文本域的域中使用Val()函数“=Val(field)”（此域存储数值或文字值）。

使用最适当的域的大小

由于如今的系统都很强大，要指定最合适的域的大小则不再是像过去那样紧迫的任务。然而，为了能够更好地实施工作，开发者仍然会限定域的大小。你首先要做的步骤就是使数据生效。例如，你将州名所写存储在一个域大小设置为2的文本域中。如果用户输入的是ARK而不是AK，Access将会拒绝接受这条输入。当然，域大小的属性仅会拒绝过大了的条目，它无法探明输入或是其它的错误。这个域仍然会接受其它有误的条目，例如“A”或“K6”。

这也能应用在数字域上，只是没有那么明确的范围。例如，一个字节域能够接受的值可以从0到255，而长整数域可接受的值的范围则从-2,147,483,648到2,147,483,647。

为每个域选择适当的数据类型和域大小的属性。始终选择最小的数据类型以及域大小，就有可能地在这个域中容纳最大的值。

使用分析工具

Access有两个工具能够帮助你精炼你的设计。第一个就是表格分析器向导，它能够检查一个表格并像你推荐在哪处做出改变比较合适。第二，就是性能分析器，它能够检查你整个数据库，并对改进设计提出建议。通常，你都会采用向导所提出的建议。

无论你要运行哪个向导，都可以在“工具”菜单中选择分析器之后再选择合适的项目。

不要忘记表格的属性

就像域一样，表格也有能够定义其用途的属性。大多数都能够自我解析，而默认的属性也通常都足够合适。要访问这些属性，只需要在设计视图下打开表格，接着在“视图”菜单中选择“属性”。以下是一些你应该知道的东西：

排序依据：指定一个排列的顺序，当你在打开表格的时候Access能够应用它。只需要根据你想要分类排序的记录输入域的名称。如果你没有使用这项设置，Access则会根据主键来进行排序。如果没有主键，Access则会按照数据输入的顺序来显示。它与表层并不会有太多的关系，因为用户不会查看表格。然而，就像很多域的属性那样，捆绑的对象会继承属性。

子数据表名称：它决定了子数据表是否会显示相关的记录。许多人都觉得子数据表很恼人，如果你也这么认为，则可以将这个属性设置为[None]来禁用它。

注意其中的界限范围

尽管你可能永远也不会接触到表格界限范围的设置，但你还是必须知道它们是存在的：

表格名至多可以包含64个字符。

域名称之多可以包含64个字符。

每个表格至多可以包含255个域。

表格大小的限制范围在2GB减去系统对象所需要的空间大小。

文本域之多可存储255个字符。

当你通过用户界面输入数据时，备忘域能够存储至多65535个字符。如果从程序上来说，输入数据，它能够接受至多1GB大小。

OLE域能够支持至多1GB大小。

每个表格能够具有至多32个索引。

每个索引可以包含至多10个域。

一个有效规则表达能够存储至多2045个字符；有效文本属性能够具备之多255个字符。

描述属性能够存储至多255个字符。

每项记录能够存储至多4000个字符（2003版本），如果是2002版本则是2000个字符。

（出处：清风下载学院）